Вы занимаетесь совершенствованием, заменой отдельных процедур, систем процедур, разработкой новых, исключением тех, что стали ненужными, — на плановой основе, с утра до вечера: вам за это деньги платят.
Вы занимаетесь согласованием всего комплекса процедур, устранением противоречий между ними.
Вы занимаетесь внесением необходимых изменений во все разделы регламента при замене, исключении, добавлении некоторых процедур.
Вы должны обеспечить представление регламента в виде набора должностных инструкций (job descriptions), адресованных конкретно и персонально каждому сотруднику организации. Это особенно важно для обучения персонала, для того, чтобы при найме можно было ознакомить человека со всем комплексом должностных инструкций, которые ему предстоит выполнять.
Вы должны также информировать персонал организации об утвержденных изменениях в соответствующих процедурах.
Вот примерный, неполный круг основных обязанностей отдела систем и процедур.
В 50-е годы существовала Международная ассоциация систем и процедур. В большинстве более или менее уважающих себя фирм к началу 60-х были созданы подразделения S&P, подчиненные, как правило, напрямую первому лицу.
В соответствии со сложившейся практикой деятельность каждого руководителя среднего звена регламентировалась несколькими тысячами должностных инструкций. Скажем, командир танкового батальона бундесвера в 1975 г. имел 5000 процедур, за которые отвечал. Он не обязан был знать наизусть все эти 5000 предписаний, и даже не обязан был знать все их названия, он просто был обязан быстро работать с картотекой, которая содержала перечень и тексты этих 5 тысяч процедур. Каждая процедура – карточка, на которой, например, описано, как заказывать горюче-смазочные материалы. Этой инструкцией проблема исчерпана, она решена. Покуда командование бундесвера не меняет процедуру, не надо напрягаться для решения этой проблемы.
